Ako viesť pracovný pohovor? Takto prebieha výberový proces v msg life

Ako viesť pracovný pohovor? To je otázka, ktorú si kladie mnoho personalistov. Neexistuje na ňu však jedna správna odpoveď. Metódy výberu zamestnancov sa líšia v závislosti od konkrétnej spoločnosti a jej oddelenia ľudských zdrojov. Väčšina firiem však využíva niekoľko overených spôsobov, ktoré sú spoľahlivé a efektívne. Ktoré to sú a čím sú charakteristické?

Kto má na starosti výber zamestnancov?

Ešte predtým, než si predstavíme jednotlivé metódy výberu zamestnancov, je dôležité vedieť, kto má celý proces na starosti.

Pravdepodobnosť, že na pohovore vo veľkej firme bude klásť otázky priamo majiteľ, je veľmi nízka. V podnikoch so stovkami či tisíckami zamestnancov, kde sa pracovné pohovory konajú pravidelne, sú na túto činnosť vyhradení špecializovaní pracovníci – personalisti z HR oddelenia.

Personalisti majú skúsenosti a často aj odborné vzdelanie, vďaka ktorému dokážu na základe malých detailov – napríklad gestikulácie – odhadnúť pocity uchádzača. Pre zamestnávateľov sú preto neoceniteľnými pomocníkmi.

Ich spôsob práce sa môže líšiť, no väčšinou využívajú overené metódy, pomocou ktorých zisťujú, či je daný kandidát vhodný na konkrétnu pozíciu a či by mal dostať šancu.

Aké metódy výberu pracovníkov existujú?

Nábor zamestnancov je zložitý a náročný proces, ktorý by mal viesť odborník so skúsenosťami. Ten presne vie, na čo sa pri výbere zamerať.

Väčšina firiem má na hľadanie a prijímanie nových pracovníkov špecializované HR oddelenie (oddelenie ľudských zdrojov). To využíva rôzne metódy, aby zistilo, kto zo záujemcov je na danú pozíciu najvhodnejší.

Na výber zamestnancov sa používajú viaceré metódy a techniky. Vo väčšine prípadov sa tieto prístupy kombinujú, aby personalisti dosiahli čo najlepšie výsledky. Ktoré z nich sa najčastejšie využívajú pri tradičných alebo online pohovoroch?

Metóda č. 1: Štúdium životopisu a motivačného listu

Životopis a v niektorých prípadoch aj motivačný list sú nástroje, ktorými uchádzač reaguje na pracovnú ponuku. Zároveň predstavujú jeho vizitku a spôsob, ako si nájsť prácu. Pomocou nich sa môže personalistom predstaviť a odprezentovať svoje vzdelanie, vlastnosti, ako aj nadobudnuté pracovné hard skills a soft skills z doterajšej kariéry.

Ako personalistu by ťa však nemal zaujímať len samotný obsah životopisu, ale aj jeho celkové spracovanie. Sleduj preto vizuálnu úpravu, spôsob písania, štylistiku, gramatiku, zarovnanie textu, formátovanie, preklepy a ďalšie detaily. Ide totiž o základné zručnosti, ktoré by mal aspoň na základnej úrovni ovládať každý – dokonca aj Java programátor.

Tu to však ani zďaleka nekončí. Z ďalších detailov by si mal sledovať aj štýl komunikácie daného uchádzača, najmä v prípade, že je pre danú pozíciu dôležitý. Napríklad predajca alebo obchodný zástupca by sa mal vedieť vyjadrovať jasne a zrozumiteľne, nemal by používať nespisovné výrazy či vulgarizmy a jeho prejav by mal byť príjemný a pokojný. Len tak dokáže presvedčiť klienta na spoluprácu alebo zákazníka na kúpu produktu či služby.

Nezabúdaj skontrolovať ani menšie detaily v životopise, ktoré môžu na prvý pohľad pôsobiť nenápadne, no majú veľký význam. Patria sem napríklad informácie o koníčkoch a voľnočasových aktivitách. Ak sa uchádzač venuje kolektívnemu športu, môže ti to napovedať, že je tímový hráč a bude dobre fungovať v tíme.

Rovnaké pravidlá platia aj pri motivačnom liste. Dôkladne si ho prečítaj a zisti, či do jeho tvorby záujemca investoval nejaký čas alebo či ho len stiahol z internetu. Zároveň si over, či obsahuje skutočne všetky informácie, ktoré potrebuješ. To znamená, či odpovedá na základné otázky:

• Prečo je uchádzač najlepšou voľbou pre firmu?
• Aké úspechy dosiahol vo svojej kariére?
• V čom vyniká oproti ostatným kandidátom?

Metóda č. 2: Overovanie informácií zo životopisu

Uchádzači môžu do životopisu uvádzať rôzne informácie. Aby si si bol istý, že sú pravdivé a nie vymyslené, musíš si ich overiť. To platí nielen pre základné údaje spojené so vzdelaním a predchádzajúcimi pracovnými skúsenosťami, ale aj pre menšie detaily, ako sú záujmy alebo osobnostné predpoklady.

Ak si chceš byť istý vzdelaním uchádzača, vyžiadaj si od neho kópiu diplomu. V prípade pracovných skúseností ho požiadaj o zaslanie referencií alebo kontaktuj predchádzajúceho zamestnávateľa.

Overovanie hard a soft skills je o niečo náročnejšie, no nie nemožné. Stačí, keď na pohovore položíš správne otázky alebo navodíš situáciu, v ktorej ich bude musieť kandidát využiť. Takto zistíš, či vie skutočne pracovať pod tlakom, je tímový hráč alebo dokáže rozmýšľať “outside the box“.

Metóda č. 3: Pohovor so zamestnancom

Nábor zamestnancov sa nezaobíde bez pracovného pohovoru. Na ten pozývaš tých, ktorí ťa zaujmú najviac a zároveň spĺňajú všetky základné požiadavky na obsadzovanú pozíciu.

Dĺžka pohovoru so zamestnancom sa líši, no spravidla trvá od 30 do 60 minút. Vedenie pohovoru pritom nebudeš mať na starosti sám. Vo väčšine prípadov sú na ňom prítomní viacerí HR pracovníci alebo vedúci tímu, ktorého súčasťou sa nový zamestnanec stane. V prípade veľmi špecifickej oblasti je prítomný aj odborník, ktorý jej rozumie.

Otázky na pohovore bývajú v rámci rovnakého odvetvia často podobné. Je však vhodné pripraviť si aj rôzne menej tradičné alebo zaujímavé otázky. Tými môžeš uchádzača prekvapiť a zistiť, ako dokáže reagovať pod tlakom alebo v nečakaných situáciách.

Kandidáti, ktorí vedia, ako sa na pohovor pripraviť, sa tvojich otázok nezľaknú. Práve naopak – zoberú ich ako výzvu a radi ti na ne odpovedia.

Metóda č. 4: Pozorovanie neverbálnej komunikácie

Ako personalistu by ťa nemalo zaujímať len to, čo záujemca hovorí, ale aj to, ako pri tom pôsobí. To znamená, čo robí s rukami, aký má výraz v tvári alebo aký je jeho postoj tela. Tieto malé detaily ti o ňom môžu prezradiť oveľa viac, než si myslíš.

Napríklad prehnaná gestikulácia, chytanie sa za vlasy alebo poklepávanie nohou sú bežné prejavy nervozity. To isté platí aj pre pohľad upretý do zeme. Na druhej strane, chvenie hlasu či uhýbanie pohľadom zvyčajne signalizujú neúprimnosť.

Metóda č. 5: Testy zručností a odborných vedomostí

Žiadny uchádzač by nemal v životopise klamať o svojich zručnostiach a vedomostiach, pretože väčšinu z nich možno pomerne jednoducho overiť. Počas pohovoru personalisti sledujú množstvo detailov. Okrem gestikulácie, mimiky či spôsobu vyjadrovania si všímajú aj to, či je kandidát naozaj taký, ako sa opísal. Teda ako sa správa pod stresom, ako rýchlo vie reagovať a či sa dokáže bez problémov prispôsobiť rôznym situáciám.

Tvrdé zručnosti (hard skills) sa overujú jednoduchšie ako mäkké zručnosti (soft skills), najmä preto, že ide o naučené schopnosti, ktoré sa dajú objektívne merať. Na pohovore sa tak kandidáti môžu stretnúť napríklad so skúšobnými otázkami alebo konverzáciou v angličtine či inom cudzom jazyku.

Metóda č. 6: Skúšobné úlohy

Ak ťa zaujíma, ako prebieha pohovor, mal by si vedieť, že po rozhovore môžeš kandidátom dať aj skúšobnú úlohu alebo zadanie, na ktorého vypracovanie im poskytneš určitý čas – spravidla niekoľko dní. Toto kolo pohovoru sa často označuje ako technické a jeho cieľom je zistiť, akým spôsobom uchádzač pracuje, ako pristupuje k problémom a či vie dodržiavať deadliny.

Skúšobná úloha zvyčajne nebýva príliš náročná ani zdĺhavá. Vo väčšine prípadov je navrhnutá tak, aby si zistil, či má záujemca všetky potrebné predpoklady a znalosti, ktoré firma hľadá.

Metóda č. 7: Referencie a odporúčania

Referencie od zamestnávateľov sú dôležitou súčasťou motivačného listu alebo životopisu. Personalistom poskytujú väčšiu istotu, že informácie, ktoré uchádzač uviedol, sú pravdivé.

Dávaj si však pozor, koho kandidát uviedol ako referenciu. Nie každý je vhodný. Ak si všimneš, že ide o niekoho z rodiny alebo známeho, počítaj s tým, že jeho hodnotenie nemusí byť objektívne.

Výber zamestnancov – psychometrický test a ďalšie metódy personalistov

Pri výbere nových zamestnancov personalisti využívajú aj rôzne praktické metódy. Medzi ne patrí napríklad tvorba modelových situácií alebo osobnostné a psychometrické testy. Na ich základe sa zisťuje schopnosť kandidáta presadzovať vlastný názor, pomáhať iným, navrhovať vhodné riešenia a podobne.

Psychometrické testy ti tiež pomôžu odhaliť viac z osobnostných rysov záujemcu – napríklad aký má temperament, hodnoty a motiváciu. Všetky tieto detaily sú kľúčové, pretože na ich základe zistíš, či ide o vhodnú osobu pre daný pracovný tím.

Ako viesť pracovný pohovor z pohľadu personalistu?

Spôsobov, ako úspešne viesť pohovor do zamestnania, je viacero. Každý personalista si volí ten svoj. Personalisti v msg life Slovakia zvyčajne postupujú nasledovne:

Príprava na pohovor

Personalista by si mal naštudovať všetky informácie o kandidátovi zo životopisu a motivačného listu. Na ich základe si môže pripraviť relevantné otázky, ktoré položí počas pohovoru. Zároveň by si mal pripraviť štruktúru pohovoru – teda poradie tém a spôsob, akým nimi bude prechádzať.

Dohodnutie termínu a miesta

Termín aj miesto by mal navrhnúť personalista. Ideálne sú dopoludňajšie alebo skoré popoludňajšie hodiny. Miesto konania pohovoru by malo byť pokojné, príjemné a malo by poskytovať dostatok súkromia.

Úvod do pohovoru

Slúži na predstavenie personalistu a firmy, vysvetlenie priebehu pohovoru a uvoľnenie atmosféry.

Hlavná časť (všeobecné otázky)

V tejto časti personalista kladie všeobecné otázky, napríklad: „Povedzte mi niečo o sebe“ alebo „Prečo ste sa rozhodli reagovať na túto pozíciu?“ Tieto otázky mu pomáhajú lepšie pochopiť motiváciu kandidáta a zistiť, či si naštudoval informácie o danej pracovnej pozícii.

Hlavná časť (dodatočné otázky)

Nasledujú konkrétnejšie otázky týkajúce sa pracovných skúseností, schopností, vzdelania, motivácie a podobne.

Otázky od uchádzačov

Po zodpovedaní všetkých otázok zo strany personalistu dostane priestor aj uchádzač. Môže sa pýtať na detaily o pracovnom mieste, firemnej kultúre, možnostiach home office alebo celkovom spôsobe fungovania firmy.

Záver pohovoru

Na záver je potrebné uchádzačovi vysvetliť ďalší postup. To znamená, či ho čaká ešte ďalšie kolo pohovoru alebo technická časť, kedy môže očakávať spätnú väzbu a v akej forme. Obe strany by si na konci mali poďakovať za príjemne strávený čas a rozlúčiť sa.

Rada odborníka

Personalista by mal kandidáta pozorne počúvať, aby mohol klásť doplňujúce otázky, získať potrebné detaily a všímať si prípadné nezrovnalosti – napríklad medzi informáciami uvedenými v životopise a tými, ktoré zazneli na pohovore. Tieto nezrovnalosti je dôležité okamžite objasniť.

Chyby pri vedení pracovného pohovoru

Dôležitou súčasťou celého pohovoru sú aj chyby, ktorým by sa mal vyhnúť každý personalista. Aj tie najmenšie totiž môžu spôsobiť zlý dojem, vytvoriť nepríjemnú atmosféru alebo viesť k tomu, že pohovor nebude dostatočne efektívny a firma nezíska potrebné informácie o uchádzačovi.

Chceš sa stať personalistom a zisťuješ, ako viesť pohovor? Pripravili sme prehľad najvýznamnejších chýb, na ktoré si treba dávať pozor.

Chyby v príprave a organizácii

• Nedostatočná príprava na pohovor – na pohovor by sa mal pripraviť nielen uchádzač, ale aj samotný personalista. Mal by si preštudovať životopis a motivačný list, ktoré mu zaslal potenciálny zamestnanec. Zároveň by si mal pripraviť krátky úvod o obsadzovanej pozícii a niekoľko základných otázok, ktoré chce opýtať.
• Nejasne definovaný cieľ pohovoru – každý pohovor by mal mať jasne stanovený cieľ: získať viac informácií o uchádzačovi, zúžiť výber uchádzačov na niekoľko najlepších, ktorí postúpia do ďalšieho kola, alebo vybrať konkrétneho záujemcu o dané pracovné miesto.
• Nevhodné prostredie – pohovor by sa mal konať v tichej a pokojnej miestnosti s dostatočným súkromím. Rovnako dôležité je zvoliť vhodný čas – ideálne dopoludnie alebo skoré popoludnie, keď je človek ešte sústredený a nie príliš unavený.
• Neinformovanie uchádzača o dôležitých skutočnostiach – sem patrí napríklad neposkytnutie informácií o priebehu pohovoru, mieste a termíne jeho konania alebo o tom, že sa firma rozhodla pre iného kandidáta.

Chyby v správaní

• Prerušovanie alebo nepočúvanie – ak sa pýtaš, ako viesť pracovný pohovor, v prvom rade je dôležité mať ako personalista rešpekt voči uchádzačovi a dať mu priestor na odpoveď. Odpoveď si pozorne vypočuj, aby si na ňu mohol nadviazať doplňujúcimi otázkami. Udržiavaj očný kontakt, prikyvuj a ak si chceš niečo poznamenať, zapíš si to tak, aby si nerušil.
• Dominancia personalistu – úzko súvisí s predchádzajúcim bodom. V praxi to znamená, že personalista hovorí viac ako uchádzač a len zriedka mu umožní reagovať, čo je veľká chyba.
• Nepríjemná atmosféra a vytváranie tlaku – uchádzač by sa nemal cítiť v strese alebo pod tlakom. Len v uvoľnenej atmosfére sa môže prejaviť jeho skutočná osobnosť a schopnosti.
• Prílišná familiarita – personalista by mal byť k uchádzačovi príjemný, no nie prehnanie priateľský. Je dôležité zachovať profesionálne hranice.

Kognitívne chyby

• Prvý dojem – hoci je dôležitý, rozhodovanie by sa nemalo zakladať len na ňom. Prvý dojem neposkytuje informácie o zručnostiach či vzdelaní, ktoré sú pre výber kandidáta oveľa podstatnejšie.
• Podobnosť s personalistom – niekedy personalista uprednostní kandidáta, ktorý mu je v niečom podobný – názorovo, komunikačne, gestikuláciou a pod. V dôsledku toho môže prehliadnuť jeho nedostatky a vybrať ho napriek tomu, že existuje vhodnejší alebo kvalifikovanejší záujemca o pracovné miesto.
• Kontrastný efekt – personalisti hodnotia kandidáta nie na základe jeho schopností a skúseností, ale v porovnaní s inými kandidátmi, ktorých hodnotili predtým.
• Stereotypizácia – dochádza k nej často a spôsobuje množstvo problémov. Personalista zaradí uchádzača do určitej „škatuľky” len na základe jednej informácie – napríklad pohlavia, veku či pôvodu. Táto skutočnosť potom výrazne ovplyvňuje, či ho firma vyberie, alebo nie.

Aké otázky na pohovor nepatria?

Každý, kto už niekedy viedol pohovor, vie, že správne položené otázky sú jeho základom. Pomáhajú personalistom získať množstvo informácií o uchádzačovi – o jeho osobnosti, zručnostiach, vedomostiach a podobne.

Treba si však uvedomiť, že existujú určité hranice a otázky, ktoré by na pohovore nemali zaznieť. Patria sem napríklad otázky:

• Týkajúce sa rodinného stavu a detí – otázky ako „Ste vydatá/ženatý?“, „Máte deti?“, „Plánujete mať deti?“ alebo „Kto sa stará o vaše deti, keď ste v práci?“ nepôsobia profesionálne a môžu byť považované za diskriminačné.
• Spojené s vekom – hoci si personalista vie vek uchádzača zistiť zo životopisu, neetické sú otázky typu: „Kedy plánujete ísť do dôchodku?“, „Dokážete sa prispôsobiť mladšiemu kolektívu?“, „Udržíte krok s tempom mladších kolegov?“ a podobne.
• O zdraví – napríklad: „Ste úplne zdravý?“ alebo „Máte nejaké diagnózy či postihnutie?“ Tieto otázky nepatria na pracovný pohovor.
• Týkajúce sa vierovyznania a náboženstva – otázky ako „Ste veriaci?“, „Do akej cirkvi patríte?“, „Chodíte do kostola?“ sú nevhodné a neprípustné.
• O sexuálnej orientácii – napríklad „Ste heterosexuál?“ alebo „Máte partnera či partnerku?“ Tieto otázky nemajú žiadny vplyv na pracovný výkon a nemali by sa klásť.
• Týkajúce sa politických názorov – ďalšia oblasť, ktorá na pohovore nepatrí, pretože nie je relevantná. Personalisti by sa mali vyhýbať otázkam typu: „Koho ste volili?“ alebo „Aký máte názor na vládu?“
• O etnickom alebo národnostnom pôvode – pôsobia diskriminačne a v niektorých prípadoch aj rasisticky. Ak uchádzač pochádza z inej krajiny, no má všetky potrebné dokumenty (napríklad povolenie na prácu), je dôležité zamerať sa na iné oblasti – ako sú pracovné skúsenosti, vzdelanie či záujmy.

Proces výberu zamestnancov v msg life Slovakia krok za krokom

Výber zamestnancov a personalistika prebiehajú v každej firme inak. U nás, v msg life Slovakia, sa tento proces skladá z niekoľkých krokov, ktoré sú špeciálne prispôsobené našej personálnej stratégii a firemnej kultúre.

#1 Prijatie životopisu

Úplne prvý krok je na uchádzačovi. Ak ho zaujme nejaká pracovná ponuka, musí na ňu zareagovať zaslaním životopisu. Ten stačí jednoducho priložiť ako prílohu ku kontaktnému formuláru. O tom, ako napísať životopis a čo všetko by v ňom mal kandidát spomenúť, sa viac dozvieš v článku Schopnosti a zručnosti v životopise.

Čo okrem životopisu pripojiť? Spravidla nič ďalšie netreba. Kandidáti môžu spolu s ním zaslať aj motivačný list, no všetko závisí od toho, či ho HR oddelenie vyžaduje. Ak nie, nie je potrebný.

#2 Kontaktovanie uchádzača

Naši personalisti si všetky životopisy dôkladne prejdú a posúdia, či kandidát spĺňa potrebné požiadavky. Ak áno, zavolajú mu, položia niekoľko doplňujúcich otázok a dohodnú si s ním termín pohovoru.

V tomto kroku je dôležité, aby mal každý uchádzač trpezlivosť a doprial nám dostatok času. Životopisy si prezeráme starostlivo, preto môže odpoveď trvať niekoľko dní. Na nikoho však nezabudneme.

#3 Pozvanie na pohovor

Tých kandidátov, ktorí nás zaujali najviac, pozývame na pohovor. Telefonicky alebo e-mailom si s nimi dohodneme termín stretnutia a formu pohovoru – osobne alebo online. Zároveň im upresníme ďalšie podrobnosti, ktoré sa môžu líšiť v závislosti od konkrétnej pracovnej pozície.

Úlohou kandidáta je potvrdiť účasť – stačí krátky e-mail, napríklad: „Potvrdzujem účasť na pohovore“. Takto budeme vedieť, že s daným človekom môžeme počítať.

#4 Stretnutie a vedenie pohovoru – motivácia zamestnancov vo firme

V dohodnutý deň sa s uchádzačom stretneme a porozprávame. On nám povie viac o sebe a svojich skúsenostiach, naši personalisti mu predstavia pracovné procesy vo firme, systém hodnotenia a benefity pre zamestnancov. Zároveň prezradia viac informácií o našom prístupe k motivácii zamestnancov, mzdových podmienkach a ďalších detailoch.

Pohovor je zároveň ideálnym priestorom na otázky od kandidáta. Ak mu je niečo nejasné, môže sa pýtať – naši personalisti mu všetko radi vysvetlia.

#5 Kontaktovanie uchádzača po pracovnom pohovore

Spätná väzba po pohovore je u nás samozrejmosťou. Kandidátom vždy oznámime, ako sme sa rozhodli. Ak nás zaujal a spĺňa všetky naše podmienky, radi ho pozveme ho ďalšieho kola výberového konania.

Naši personalisti poskytujú konštruktívnu spätnú väzbu v každej fáze výberového procesu. Zároveň oceňujú snahu kandidátov a robia všetko pre to, aby ich táto skúsenosť posunula v kariére vpred.

#6 Posledný krok – výber nového zamestnanca

Po ukončení všetkých kôl výberového konania naši personalisti zvážia všetky získané informácie a vyberú najvhodnejšieho kandidáta. Toho následne kontaktujú a ponúknu mu voľné pracovné miesto. Ak ho prijme, dohodnú si s ním termín nástupu a ďalšie podrobnosti.