Čo je FTE (Full Time Equivalent – ekvivalent plného úväzku)?

FTE (Full Time Equivalent), v slovenčine známy ako ekvivalent plného úväzku, je normalizovaná jednotka, ktorá vyjadruje pracovný čas v pomere k štandardnému plnému úväzku. Hodnota 1,0 FTE znamená jeden plný pracovný úväzok v danom období (týždeň, mesiac alebo rok); 0,5 FTE predstavuje polovicu. Ukazovateľ zjednocuje rôzne formy práce (plný, skrátený či dočasný pracovný pomer) na spoločnú mieru, vďaka čomu sa kapacity ľudí a tímov dajú porovnávať a plánovať.

V HR praxi a controllingu slúži na plánovanie zdrojov, rozpočtovanie mzdových nákladov, sledovanie obsadenosti tímov a interné reportovanie. Otázka „čo je FTE“ sa objavuje najmä pri stanovovaní kapacít a pri príprave rozpočtov na ďalší rok.

Ako sa FTE počíta a interpretuje

Základný výpočet je jednoduchý: FTE = odpracované hodiny / štandard plného úväzku v danom období. Ak je týždenný štandard 40 hodín a človek pracuje 20 hodín, ide o 0,5 FTE. Tím s dvomi ľuďmi na plný úväzok a dvomi na polovičný úväzok predstavuje 3,0 FTE, hoci headcount je 4 osoby.

• Zvoli sa obdobie merania (týždeň, mesiac, rok) a štandard plného úväzku v hodinách v danej krajine alebo firme.
• Za rovnaké obdobie sa spočítajú odpracované hodiny všetkých relevantných pracovníkov (vnútorných aj externých, ak sú súčasťou kapacity).
• Celkové hodiny sa vydelia štandardom plného úväzku; výsledkom je FTE pre dané obdobie.
• Pri ročných prepočtoch sa zvyčajne pracuje s priemerom a zahŕňa sa aj platené voľno podľa internej metodiky.

Interpretácia vychádza z účelu merania: na kapacitné plánovanie sa hodí mesačné alebo štvrťročné FTE, na medziročné porovnania sa používa ročné FTE. Dôležité je používať konzistentnú metodiku medzi tímami a obdobiami.

Na čo slúži FTE v HR a finančnom plánovaní

V nábore a plánovaní pracovných miest pomáha určiť, koľko plných či čiastočných úväzkov je potrebných na pokrytie práce. Vo finančnom riadení sa FTE premieta do mzdových nákladov, alokácie rozpočtov a forecastov. Pre reporting umožňuje férové porovnanie útvarov s rozdielnou mierou skrátených úväzkov.

Kľúčové je odlíšenie „headcount“ (počet osôb) od FTE (kapacita práce). Rovnaký headcount môže mať rozdielne FTE pri rôznych formách úväzku. V praxi sa používa aj formulácia „FTE skratka“ pri vysvetľovaní ukazovateľa v pracovných zmluvách a reportoch.

Vieš, že…

Eurostat a OECD používajú FTE v metodikách na porovnávanie zamestnanosti a odpracovaného času naprieč krajinami a odvetviami. Vďaka tomu je možné robiť medzištátne porovnania, ktoré nie sú skreslené rozdielnym počtom hodín plného úväzku. V štátnej správe USA využíva FTE pri rozpočtovaní aj Office of Management and Budget.

FTE v IT projektoch a agilných tímoch

V IT sa FTE používa pri tvorbe kapacitných plánov na releasy, pri vendor manažmente a pri stanovovaní nákladových modelov (napr. „2,5 FTE backend, 1,0 FTE QA“). Agilné tímy síce plánujú prácu v „story points“, no FTE je potrebné na účtovanie práce, plánovanie dostupnosti a reportovanie voči rozpočtu.

Dôležité je neprepájať priamo story points a FTE ako ekvivalent výkonu. Story points vyjadrujú zložitosť práce, kým FTE vyjadruje kapacitu času. Stabilný tím s 3,0 FTE môže mať medzi šprintmi rozdielnu rýchlosť podľa typu úloh, dovoleniek či prítomnosti juniorov.

Časté úskalia a praktické odporúčania

• Častým omylom je zamieňanie headcount a FTE, čo skresľuje reálnu kapacitu a produktivitu.
• Nepresnosti vznikajú, keď sa miešajú rôzne obdobia (mesačné FTE sa porovnáva s ročným) alebo rôzne štandardy hodín pre plný úväzok.
• Do výpočtu býva opomenuté platené voľno, školenia či povinné prekážky v práci, čo vedie k nadhodnoteniu dostupnej kapacity.
• Pri medzinárodných tímoch nebýva zohľadnené, že plný úväzok môže znamenať 37,5 – 40 hodín týždenne podľa krajiny, preto je potrebná jednotná metodika.
• FTE nie je mierou individuálneho výkonu; má slúžiť na plánovanie a alokáciu, nie na hodnotenie kvality práce.

Konzistentná dokumentácia metodiky (obdobie, zahrnuté hodiny, zaokrúhľovanie) zvyšuje porovnateľnosť naprieč oddeleniami. Prehľadné grafy a tabuľky s FTE a headcountom vedľa seba predchádzajú misinterpretáciám.