Čo je open space (alebo kancelária s otvoreným priestorom)?

Open space (v slovenčine známy ako kancelária s otvoreným priestorom) je dispozičné riešenie pracoviska, v ktorom väčší počet ľudí pracuje v spoločnom priestore bez pevných stien, alebo len s nízkymi paravánmi a delením na zóny. Cieľom je podporiť spoluprácu, zjednodušiť komunikáciu a efektívnejšie využívať kancelársky priestor.

V praxi ide o flexibilné zóny na sústredenú prácu, kolaboračné stoly, priestory na rýchle porady, oddychové plochy a telefónne alebo fokus „budky“. Pojem sa často používa aj popisne ako otvorený priestor, čo však stále odkazuje na ten istý princíp – minimum bariér a zdieľané pracovné miesto.

Výhody a nevýhody open space

Medzi prínosy patrí jednoduchšia koordinácia tímu, rýchla výmena informácií, lepšia viditeľnosť práce a flexibilita pri zmene rozloženia. Organizácie oceňujú aj efektívne využitie nákladov na meter štvorcový a možnosť škálovať kapacity bez rozsiahlych stavebných zásahov.

Najčastejšie riziká sú spojené s hlukom, častým rušením a nižším súkromím. Môže klesať subjektívny pocit kontroly nad prostredím, čo sa prejavuje vyššou únavou a nižšou spokojnosťou. Bez jasných pravidiel používania priestoru a bez akustických opatrení vzniká tzv. komunikačný smog – veľa impulzov, no slabšia kvalita pozornosti.

Open space v IT tímoch a projektoch

V IT prináša spoločný priestor výhody pri párovom programovaní, rýchlych konzultáciách, denných stand-up meetingoch a pri prenosoch znalostí medzi skúsenými a juniornými kolegami. Vývojári a testeri však potrebujú dlhé bloky nerušenej koncentrácie, preto je kľúčová kombinácia otvorených zón s tichými miestnosťami a jasným pracovným rytmom.

Osvedčené je plánovanie „tichých okien“ počas dňa, využitie fokus budiek na hovory, akustické materiály, status indikátory (napr. slúchadlá ako signál nerušiť) a dohodnuté rituály tímu. Pri hybridnej práci pomáha rezervačný systém miest na sedenie a presuny intenzívnej spolupráce do vyhradených časov.

Vieš, že…

Vieš, že…? Štúdia Harvard Business School (2018) zistila, že po prechode na otvorené pracovisko klesli osobné interakcie približne o 70 %, zatiaľ čo elektronická komunikácia vzrástla. Výsledok poukazuje na to, že bez jasných pravidiel môže fyzická blízkosť viesť skôr k digitálnej než osobnej spolupráci.

Časté úskalia a odporúčania pri open space

Najčastejšou miskoncepciou je predpoklad, že samotné odstránenie stien zvýši spoluprácu. Skutočnú hodnotu prináša až kombinácia dobrej akustiky, zmysluplného zónovania a dohodnutého správania.

• Definujú sa pravidlá pre hovory, ad-hoc porady a „tiché hodiny“, aby sa minimalizovalo rušenie.
• Zabezpečia sa akustické panely, koberce a paravány, ktoré znižujú šírenie zvuku a ozveny.
• Vytvoria sa fokus miestnosti na hlbokú prácu a menšie vyhradené priestory na rýchle sync stretnutia.
• Nastaví sa zrozumiteľná etiketa: krátke otázky pri stole, dlhšie diskusie v meeting roome, indikátor nerušiť.
• Podporí sa inkluzívny dizajn, ktorý myslí na ľudí citlivých na hluk a na rôzne pracovné štýly v tíme.

V komunikácii sa odporúča využívať asynchrónne kanály na neurgentné témy a plánovať „spoločný čas“ pre prácu, kde je výhodou blízkosť, napríklad pre code review alebo grooming backlogu. Takto open space kancelárie nepohlcuje pozornosť, ale vytvára priestor pre efektívnu interakciu.

Dopad na zamestnaneckú skúsenosť v open space

Kvalita pracovného prostredia ovplyvňuje angažovanosť, spokojnosť aj výkon. Premyslené zónovanie, dostatok svetla, kvalitná ventilácia a možnosť voľby medzi spoluprácou a sústredením sa premietajú do nižšej únavy a lepšieho tímového fungovania.

Pri onboardingu pomáha jasne vysvetliť, kde sa čo rieši, ako sa rezervujú miestnosti a aké sú pravidlá tichých hodín. Transparentné normy správania v priestore a férové rozdelenie „tichých“ a „kolaboračných“ kapacít podporujú dôveru a zdravú kultúru tímu.