Čo je personálna agenda?

Personálna agenda je súbor povinných a podporných dokumentov, evidencií a postupov, ktoré zamestnávateľ vedie o zamestnancoch počas celého trvania pracovnoprávneho vzťahu. Zahŕňa najmä pracovné zmluvy a ich dodatky, pracovné náplne, preukazy o školeniach, evidenciu dochádzky a čerpania dovolenky, opatrenia v oblasti bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, záznamy o hodnotení výkonu a disciplinárne písomnosti.

V praxi sa otázka „čo je personálna agenda“ spája aj s ochranou osobných údajov a s preukázateľnosťou plnenia zákonných povinností. Cieľom je mať úplnú, aktuálnu a zákonne spravovanú dokumentáciu, ktorá umožňuje transparentné riadenie pracovnoprávnych vzťahov a znižuje právne riziká.

Právny rámec, v ktorom sa personálna agenda vedie

Správne vedená personálna agenda firmy sa opiera o viacero právnych predpisov. Základ tvorí Zákonník práce (zákon č. 311/2001 Z. z.), ktorý upravuje pracovné zmluvy, pracovný čas, odpočinok, prekážky v práci a ďalšie náležitosti. Ochranu osobných údajov pri spracúvaní dokumentov upravuje nariadenie GDPR a zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov. Na mzdové a odvodové súvislosti nadväzujú zákon o sociálnom poistení (zákon č. 461/2003 Z. z.), zákon o zdravotnom poistení (zákon č. 580/2004 Z. z.) a zákon o dani z príjmov (zákon č. 595/2003 Z. z.). Bezpečnosť a ochranu zdravia pri práci rieši zákon č. 124/2006 Z. z.

• Zákonník práce (311/2001 Z. z.): rámec pracovnoprávnych vzťahov a povinností zamestnávateľa.
• GDPR a zákon č. 18/2018 Z. z.: zásady zákonnosti, minimalizácie údajov a obmedzenia doby uchovávania.
• Zákon č. 124/2006 Z. z.: BOZP dokumentácia a záznamy o školeniach.
• Predpisy o sociálnom a zdravotnom poistení a daniach: evidencia potrebná na priznanie nárokov a odvodov.

V praxi sa často odlišuje personálna a mzdová agenda: prvá sa sústreďuje na pracovnoprávne a prevádzkové aspekty, druhá na výpočet mzdy a odvody, hoci v organizáciách bývajú úzko prepojené.

Ako personálna agenda funguje v IT firmách

V IT prostredí sa agenda typicky vedie v HRIS (personálny informačný systém), ktorý sa integruje s nástrojmi na nábor a evidenciu kandidátov, napríklad s ATS (systém na správu uchádzačov). Dôležitá je práca s elektronickými podpismi, verzovanie dokumentov a auditné záznamy o prístupoch k údajom.

Špecifiká zahŕňajú hybridnú a vzdialenú prácu, kde je kľúčová evidencia pracovného času, dohody o práci na diaľku a zabezpečenie ochrany údajov pri cloudových úložiskách. V medzinárodných tímoch sa rieši aj prenos osobných údajov do tretích krajín a koordinácia s lokálnou legislatívou partnerov či klientov.

Obsah a dokumenty, ktoré personálna agenda spravidla zahŕňa

• Pracovné zmluvy, dodatky, dohody a opisy pracovných miest.
• Osobné dotazníky, kontaktné údaje a prehlásenia o pravdivosti údajov.
• Záznamy o nástupe, onboardingových aktivitách a poučeniach.
• Evidence dochádzky, dovoleniek, prekážok v práci a home office režimu.
• Školenia a preukazy (BOZP, PO, odborné certifikácie).
• Hodnotenia výkonu, rozvojové plány, disciplinárne písomnosti.
• Dokumenty o skončení pracovného pomeru a odovzdávacie protokoly.

Pre úplnosť možno dodať, že personálna agenda firmy sa v praxi často vedie v spojení s výstupmi z miezd; prehľadnosť zvyšuje jasné rozhranie „personálna a mzdová agenda“ s definovanými zodpovednosťami a tokmi dát.